İşletmesinin organizasyon yapısını planlama ve düzenleme sorunu karşısında kalan her yönetici her şeyden önce, işletme içinde yapılan ve toplanan bilgileri, diğer bir deyimle haberleşme sistemini ve bu sistemi gerçekleştirecek organları düzenli ve sistematik bir biçimde belirlemeye çalışır. Bu çalışmaların sonucunda işletmenin yapısı, belirli sayıda organın varlığını gösteren, alt-üst ilişkilerini, temel fonksiyonları, yetki ve sorumlulukları, özetle biçimsel organizasyon yapısını tanımlayan Organizasyon El Kitaplarıyla belirtilir. Örgütsel yapıya ilişkin bilgileri kapsayan bu belgelerin kavranması ve uygulanması çoğu defa ayrıntılı bir incelemeyi gerektirmektedir. Söz konusu belgelerden özellikle işletmenin organizasyon yapısını şekillendiren "organizasyon şemaları" gerek göze hitap ettiğinden, gerekse karşılıklı hiyerarşik ilişkileri şekilsel olarak belirttiğinden anlaşılması kolaydır. Oysa yapısal düzenin tanımlanması açısından yeterli değildir ve organizasyon şemasının el kitabı ile birlikte kullanılması halinde, yönetim için her türlü veri sağlanmış, örgütsel yapı gereği şekilde tanımlanmış olacaktır.
